Gegevensbeschermingsbeleid

Dit beleid omvat alle personen met wie Yuuniti een relatie heeft, waaronder klanten, leveranciers, zakelijke contacten, werknemers en anderen. Het beschrijft hoe persoonlijke gegevens worden verzameld, opgeslagen en beheerd om te voldoen aan wettelijke vereisten, best practices te volgen en de rechten van klanten, leveranciers en werknemers te beschermen.

In overeenstemming met de Britse wetgeving moeten persoonlijke gegevens op een eerlijke manier worden verzameld en gebruikt, veilig worden opgeslagen en uitsluitend worden bekendgemaakt in overeenstemming met wettelijke richtlijnen.

Reikwijdte van het Beleid

Dit beleid is van toepassing op alle kantoren en medewerkers van Yuuniti, inclusief aannemers. Persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt, kan op de volgende manieren worden gebruikt:

• Om u te informeren over producten en diensten van Yuuniti die mogelijk interessant voor u zijn.

• Om u op de hoogte te houden van offertes, bestellingen of verzoeken om technische ondersteuning.

• Om u te voorzien van updates met betrekking tot uw account bij ons.

• Om diensten te faciliteren of met u in gesprek te gaan over diensten die u aan ons levert.

Door u te registreren bij Yuuniti, geeft u toestemming voor het ontvangen van de bovenstaande communicatie. U kunt op elk moment afzien van marketingcommunicatie en/of persoonlijke e-mails of telefoontjes (zie de sectie Gegevensverwijdering hieronder).

Verantwoordelijkheden

Alle werknemers en aannemers van Yuuniti zijn verantwoordelijk voor het naleven van dit beleid en de EU-wetgeving. Er wordt training geboden en de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in ons Arbeidscontract.

Wij hanteren de volgende richtlijnen:

• Toegang tot gegevens die onder dit beleid vallen, is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werk.

• Gegevensdeling mag niet informeel plaatsvinden; toegangsverzoeken moeten aan een Directeur worden gericht.

• Werknemers moeten zorgen voor gegevensbeveiliging en de interne richtlijnen volgen.

• Naleving van cybersecurityprincipes is essentieel, ondersteund door technologie die de toegang tot en de opslag en overdracht van vertrouwelijke gegevens beveiligt.

• Gegevens moeten regelmatig worden beoordeeld en bijgewerkt om hun nauwkeurigheid en relevantie te waarborgen. Als gegevens niet langer geldig zijn, worden ze uit onze systemen verwijderd.

Gegevensopslag

Waar mogelijk worden alle gegevens veilig digitaal opgeslagen. Of het nu in digitale of fysieke vorm is, de volgende richtlijnen moeten worden nageleefd:

• Ongebruikte papieren of dossiers moeten worden bewaard in een afgesloten lade of archiefkast.

• Werknemers dienen ervoor te zorgen dat papieren documenten en afdrukken niet op toegankelijke plaatsen blijven liggen, zoals bij printers.

• Alle gegevensuitdraaien moeten worden versnipperd en veilig worden weggegooid wanneer ze niet meer nodig zijn.

• Elektronische gegevens moeten worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, verwijdering of hacking.

• Gegevens worden uitsluitend opgeslagen in aangewezen lokale of cloudopslagdiensten.

• Regelmatige back-ups worden uitgevoerd, waarbij gegevens off-site worden gerepliceerd.

• Alle gegevens op persoonlijke of mobiele apparaten zijn beveiligd en kunnen worden gewist in geval van verlies.

Gegevensdeling

Yuuniti zal informatie niet delen met derden, behalve in de volgende gevallen:

• Met leverancierspartners van Yuuniti met betrekking tot een offerte, bestelling, verzoek om technische ondersteuning of een marketingcampagne.

• Met kapitaalpartners van Yuuniti met betrekking tot kansen die aan ons zijn gepresenteerd.

In gevallen waarin gegevens worden gedeeld met derden, zullen wij u op de hoogte stellen, behalve bij offertes/bestellingen/deelregistraties waarbij contractuele verplichtingen dergelijke gegevensdeling vereisen als onderdeel van standaard commerciële processen, en toestemming wordt verleend door het aanvragen van een formele offerte.

Gegevensverwijdering / Verzoeken om Inzage / Gegevensverstrekking

Personen van wie Yuuniti gegevens bewaart, hebben recht op:

• Informatie over de gegevens die Yuuniti heeft.

• Een kopie van die informatie.

• Advies over hoe hun informatie up-to-date kan worden gehouden.

Als gegevens onjuist blijken te zijn, zal Yuuniti streven om deze te corrigeren of te verwijderen waar nodig. Verzoeken om Gegevensverwijdering of Inzage moeten schriftelijk worden ingediend via post (naar het Hoofdkantoor) of e-mail (naar contact@yuuniti.com). Er wordt een vergoeding van £10 in rekening gebracht voor elk Verzoek om Inzage, terwijl Verzoeken om Gegevensverwijdering kosteloos zijn. Yuuniti streeft ernaar om de gevraagde gegevens of updates binnen 14 dagen te verstrekken. Gegevens kunnen worden verstrekt aan de relevante overheid of wetshandhavingsinstanties, waarbij indien nodig juridisch advies wordt ingewonnen.